Wichtige Erkenntnisse für Führungskräfte - gerade von Nonprofit und öffentlichen Organisationen

Der digitale Wandel ist für viele Organisationen gleichzeitig eine Herausforderung wie auch eine Möglichkeit, den eigenen Auftrag wirkungsvoller zu erfüllen. Als damaliger Partner der Qualinet Consulting AG durfte ich am Fricktaler Gemeindeseminar im Januar 2020 aufzeigen, dass zwar grosse Herausforderungen darauf warten, von öffentlichen Organisationen bewältigt zu werden, dass der digitale Wandel die Bewältigung jedoch sehr gut unterstützen kann. Deshalb ist es notwendig, dass sich Entscheidungsverantwortliche in öffentlichen Organisationen (genauso wie in NPOs oder profitorientierten Unternehmen) mit der digitalen Transformation auseinandersetzen und diese bewusst gestalten. Was es für eine solche Gestaltung des Prozesses bedarf, möchte ich gerne in diesem Blog aufzeigen. 

Die digitale Transformation ist grundsätzlich ein Changeprozess

Die digitale Transformation führt normalerweise zu Veränderungen in der Art und Weise wie der Zweck der Organisation erreicht werden soll. Es werden neue, digitale Hilfsmittel eingesetzt, die Prozesse optimiert und im besten Fall digitalisiert. Damit unterscheidet sich die digitale Transformation grundsätzlich nicht von anderen, herausfordernden Changeprozessen, die Organisationen und deren Mitarbeitende bewältigen müssen.

Sehr viele Changeprozesse scheitern

Dass Veränderungsprozesse herausfordernde Projekte sind, haben wahrscheinlich alle Organisationen bereits einmal erlebt. Kotter geht davon aus, dass 70 bis 90 Prozent der Veränderungsprozesse nicht erfolgreich verlaufen. Als Gründe dafür führt er in seinem Buch "Leading Change" folgende acht Gründe auf:

• Keine klaren Worte zu Beginn: Klar aufzeigen, weshalb die Veränderung notwendig ist und welche Konsequenzen folgen, wenn man sich nicht verändert.
• Keine Teamarbeit in der Führung: Bei Veränderungen muss die gesamte Führung mitziehen.
• Keine Vision: Nur wenn das Ziel begeistert, werden die Menschen dorthin wollen.
• Keine authentische Kommunikation: Aussagen und Handeln der Führungskräfte müssen im Einklang sein.
• Keine Blockadeanalyse: Wissen, wo die Hindernisse stehen.
• Keine Ergebnisorientierung: Schnelle Erfolge sind notwendig, um die Motivation zu erhalten.
• Kein Durchhaltevermögen: Den Prozess bis zum Ende durchziehen. Das 80:20 Denken funktioniert bei Changeprozessen nicht.
• Kein Kulturverständnis: Die neuen Normen und Werte müssen Bestandteil der Firmenkultur werden, allerdings werden häufig diese weichen Themen ignoriert.

Analysiert man diese Gründe etwas genauer, stellt man fest, dass Veränderungsprozesse vor allem deshalb scheitern, wenn Führungskräfte den Prozess nicht konsequent genug verfolgen und zum Abschluss bringen.

Gleichzeitig hängt die Veränderungsfähigkeit einer Organsation sehr stark von den Mitarbeitenden ab: eine Veränderung der Organisation ist schlussendlich eine Veränderung, die bei den Mitarbeitenden stattfindet. Die Veränderungsfähigkeit und ihre acht Merkmale sind messbar. Vor einem Veränderungsprozess die Ausprägung dieser Merkmale für die eigene Organisation vor Augen zu führen (siehe nebenstehende Grafik, welche drei Abteilungen abbildet), ist bestimmt als Startpunkt sehr gut.

Merkmale eines erfolgreichen Changeprozesses

Da die Veränderungsfähigkeit von Organisationen sehr stark von der Veränderungsfähigkeit ihrer Mitarbeitenden abhängt, ist es für einen erfolgreichen Changeprozess notwendig, sich die Rahmenbedingungen für individuelle Veränderungsprozesse bewusst zu werden: sind die Mitarbeitenden intrinsisch oder extrinsisch motiviert, können und wollen sie den Changeprozess mittragen. In der Suchtprävention gibt es mit dem Transtheoretischen Modell ein sehr guten Ansatz, der auch für erfolgreiche Changeprozesse den Rahmen setzen kann. Schraner (mit der U-Theorie) und Cohn (mit dem TZI-Modell) haben weitere theoretische Grundlagen geschaffen, die die Wissensbasis für einen erfolgreichen Changeprozess legen können.

Konkret bedeutet dies für die Praxis, dass der Prozess bewusst und ganzheitlich gesteuert werden muss. Dabei müssen die Themen, mit denen die Mitarbeitenden konfrontiert werden, auf das individuelle Stadium ihrer Veränderungsbereitschaft abgestimmt sein. Zudem müssen die Rollen und Aufgaben im Veränderungsprozess klar definiert und von den Verantwortlichen gleich und klar kommuniziert werden:

• Das Ziel ist vorgegeben und wird nicht diskutiert.
• Die Teilnahme am Prozess ist freiwillig. Eine Nicht-Teilnahme führt jedoch mit hoher Wahrscheinlichkeit zu einer Trennung.
• Die Mitarbeitenden erhalten die notwendige Unterstützung im Prozess. Das Ziel kann erreicht werden und die Verantwortlichen möchten, dass das Ziel mit allen Mitarbeitenden erreicht wird.

Nach dieser Rahmensetzung müssen die einzelnen Projektschritte bewusst geplant und gestaltet werden: Abschiednehmen vom Alten, das Auferstehen des Neuen zelebrieren und den gemeinsamen Erfolg feiern.

Gestalten Sie die digitale Transformation Ihrer Organisation erfolgreich - ich unterstütze Sie dabei

Veränderungen in Organisationen können gelingen, dafür braucht es:

• Klarheit (Kommunikation und Planung)
• Offenheit (von allen Beteiligten)
• Sicherheit (für alle Beteiligten)
• Vertrauen (in alle Beteiligten)
• Ressourcen
• Durchhaltevermögen und Beharrlichkeit

Planen Sie die Digitale Transformation Ihrer Organisation oder möchten Sie sich weiter mit diesem Thema beschäftigen? Dann prüfen Sie die Veränderungsbereitschaft Ihrer Organisation hinsichtlich des digitalen Wandels. Wenn Sie mir eine kurze Email senden, dann sende ich Ihnen gerne das auf Ihre Organisation zugeschnittene Reifegradmodell digitaler Wandel. Mit diesem können Sie in 15 Minuten selber einschätzen, welche besonderen Herausforderungen in Ihrer Organisation bezüglich des digitalen Wandels bestehen. Selbstverständlich diskutiere ich die Ergebnisse gerne mit Ihnen und zeige Ihnen auf, welche Lösungsansätze erfolgreich sein können.